“Parabenizo a Labbo acerca dos trabalhos realizados juntos a Saudesc, que com esmero vem superando nossas expectativas a fim de oferecer excelência nos serviços prestados. Estamos satisfeitos com as ferramentas desenvolvidas a fim de sanar nossas necessidades, hoje trabalhamos com o Site e o Sistema da Labbo, fundamentais para o desenvolvimento continuo da nossa empresa.”
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Bianca Silva – Executiva de Negócios e Gestão Corporativa Saudesc
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Cliente
A Saudesc nasceu no ano de 2003, em Florianópolis, com o objetivo de oferecer a seus clientes acesso facilitado à saúde, através de convênios que garantem descontos em consultas médicas e tratamentos odontológicos. Os descontos, que podem ser superiores à 50%, também se entendem para os segmentos de lazer, comércio e serviços e para a área educacional. A Saudesc atua em Florianópolis, Palhoça e São José, oferecendo planos individuais, empresariais e seguros de vida.
Situação
O primeiro projeto desenvolvido para a Saudesc, através da Labbo, foi a criação do site
www.saudesc.com.br, no ano de 2007. Devido à satisfação com o trabalho realizado, a Saudesc procurou novamente a Labbo para solicitar o desenvolvimento de um sistema para a gestão de seus negócios e de seus clientes. O projeto começou a ser desenvolvido em setembro do ano passado. Até então, a Saudesc fazia o gerenciamento de seus contatos através de outros sistemas, simples e não integrados. Algumas operações, no entanto, não contavam com nenhum recurso de gerenciamento de dados, tais como o gerenciamento de mailing, cartões e faturamentos.
De acordo com a executiva de negócios da Saudesc, Bianca Silva, antes da implantação do sistema de gerenciamento desenvolvido pela Labbo, muitas operações ocorriam manualmente: “um método totalmente retrógrado e sujeito a falhas humanas. Estávamos expostos e com deficiências na operacionalização da gestão financeira e gerenciamento de dados do setor corporativo”, ressalta Bianca.
Projeto
Devido à constante expansão do negócio da Saudesc e ao conseqüente aumento na demanda de trabalho, os processos tornavam-se cada vez mais demorados e a operação manual ineficaz.
Neste sentido, o sistema desenvolvido pela Labbo, conforme explicou Bianca Silva, deveria englobar tudo o que diz respeito ao universo entre o cliente e a Saudesc. “Nossos anseios almejavam conquistar a excelência nos serviços prestados aos clientes, bem como agilizar os processos internos. Por isso, o sistema deveria suprir as necessidades relacionadas ao financeiro, cadastramento de usuários sub-alocados a empresas clientes, mailling list, gestão interna e direta para o cliente final, agenda de controle de atividades dos executivos, relatórios de gestão”, complementa Bianca.
Execução
Desenvolvido pelo programador Cristiano Freccia, o sistema de gestão de negócios elaborada para a Saudesc foi desenvolvido a partir da plataforma Labbo Empresa, através da linguagem Asp e da utilização do banco de dados MySQL.
Com o objetivo de tornar fácil e ágil a gestão dos contatos e dos clientes da Saudesc, o sistema foi subdividido em ‘pessoa física’ e ‘pessoa jurídica’. Tal segmentação está de acordo com a estrutura de trabalho da Saudesc.
- Pessoa Física
No sistema ‘pessoa física’, existem quatro graus distintos de usuários – administrador geral, sócio, atendimento e telemarketing. Estes usuários tem acesso à recursos diferentes.
O atendente de telemarketing, gerencia a aba ‘mailing’, que inclui cadastro e consulta aos contatos. Os grupos de contatos são direcionados para atendentes específicos, de modo que os contatos de um não podem ser visualizados por outros.
O administrador geral tem acesso à todos os recursos oferecidos pelo sistema. Além de gerenciar o mailing e direcionar listas de contatos para atendentes de telemarketing específicos, ele pode gerenciar consultar o cadastro de associados, gerar relatórios sobre os números de associados titulares e dependentes, sobre os associados vencidos e pode exportar a lista de associados para o sistema da Celesc (que inclui o pagamento do convênio na conta de luz).
O atendimento, por sua vez, possui praticamente os mesmos acessos que o telemarketing. A única diferença é que ele tem permissão para cadastrar e editar associados. Quando acessado por um sócio, o sistema permite apenas que estes visualizem todas as funções sem, no entanto, poder alterar qualquer dado.
- Pessoa Jurídica
Neste sistema existem três perfis diferentes – administrador geral, executivo e sócio. As funções do sistema pessoa jurídica incluem:
- Cadastro e consulta de mailing. Neste caso o mailing é formado por empresas e seus respectivos dados. O executivo – responsável por entrar em contato com as empresas para oferecer os convênios – tem acesso às funções de cadastro e manuseio de mailing e migração de mailing para prospect.
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Cadastro e consulta de prospects, ou seja, empresas que aceitaram oferecer o convênio da Saudesc, mas que ainda não cadastraram os funcionários. Observe na imagem abaixo que no canto inferior esquerdo da tela há a opção de marcação ‘ocorrência de contato’. Caso o executivo marque está opção, outra tela irá abrir, para que ele especifique os resultados do contato.
Se o executivo selecionar a opção ‘sucesso’ neste menu, a tela mudará novamente: ele terá então, a opção de relatar o contato, que migrará para a condição de prospect, como mostra a imagem a seguir:
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Cadastro e consulta de clientes (empresas), funcionários e dependentes. A função de cadastro de clientes, funcionários e dependentes só pode ser executada pelo administrador geral. O administrador também pode ativar ou desativar o status de um funcionário, pode consultar os seus nomes e solicitar segunda via do cartão.
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Agenda. Este recurso possibilita que os executivos registrem detalhes sobre as atividades desempenhadas durante o dia, tais como visitas à empresas e ligações. O executivo também pode utilizar esta função para programar e registrar atividades futuras. Através destes registros, o administrador geral tem acesso e controle sobre as atividades desempenhadas.
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Gerenciamento de impressão e vencimento de cartões. Através desta função, o sistema gera e atualiza os relatórios sobre vencimentos e impressões de cartões.
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Emissão de relatórios financeiros sobre o faturamento por empresa, confirmação de pagamento. Através dos relatórios, o administrador geral pode atualizar a lista de pagamentos, gerenciar as inadimplências e o faturamento mensal da Saudesc.
No sistema pessoa jurídica, os sócios possuem acesso igual ao do pessoa física e as empresas clientes também podem utilizar o sistema, acessando dados da empresa, dos funcionários, cadastrar novos funcionários, exportar folha de pagamento, ver o relatório de faturamento da empresa e o contrato e termo de adesão do convênio.
Solução
O sistema desenvolvido para a Saudesc é bastante complexo já que a gestão do negócio envolve uma série de processos. “Nosso banco de dados é oscilante, varia diariamente em virtude das captações externas e trabalhos prospectados, porém nossa realidade atual incluindo os setores de pessoa física, jurídica, mailling, clientes e prospects, gira em torno de 25.000 contatos”, comenta Bianca Silva sobre o volume de contatos que a Saúdes gerencia através do sistema.
Segundo ela, o sistema trouxe agilidade aos processos e exatidão nos dados financeiros, bem como a possibilidade de acompanhamento, por parte dos diretores, das atividades desenvolvidas pelo setor. “A satisfação total dos clientes com a nossa ferramenta, nos proporcionou total veracidade nos serviços prestados”, acrescentou a executiva de negócios.
